Konkurrence er sundt og nødvendigt for at sikre passende forhold mellem kvalitet og pris. På det offentlige marked sikres konkurrence igennem udbudsprocesserne. Til stadighed forbindes offentlige udbud med administrative byrder og pressede priser.
Men dykker man ned i systemet, opdager man, at udbudsprocessen trin for trin sikrer, at de offentlige skattekroner bruges forsvarligt og sikrer kvalitetsløsninger fra de private aktører.
Markedets muligheder skal afdækkes og undersøges, for at man opnår det bedste produkt til den bedste pris. Vi gør det i vores privatliv – henter tilbud ind, når vi skal have nye vinduer i huset eller have anlagt ny terrasse. Det er lige så fornuftigt at undersøge markedet, når det gælder den offentlige sektor.
Offentlige udbud sikrer, at man vælger den rette leverandør til opgavevaretagelsen. Igennem udbudsprocessen afdækker man således kvalitet og omkostningseffektivitet fra de tilbudsgivende virksomheder og finder frem til det tilbud, som har bedste match mellem kvalitet og pris.
Så simpelt er det i princippet. I princippet. For i virkeligheden indeholder udbudsprocessen (herunder tilbudsafgivelsen) en række elementer, som er mere eller mindre omfattende og som kræver professionel håndtering, for at man som ordregiver målretter sit udbud og opnår det ønskede resultat. Og for at man som tilbudsgiver formår at demonstrere sine kvaliteter og kompetencer og bliver valgt som leverandør.
I det følgende kaster vi lys over nogle af de udvalgte elementer i udbudsprocessen og udbudsloven samt forklarer deres relevans i forhold til den samlede udbudsproces.
Konkurrenceudsættelse
Som berørt oven for handler offentlige udbud om at konkurrenceudsætte den offentlige sektors indkøb af produkter og ydelser. Forpligtelsen til konkurrenceudsættelse gælder, når der er tale om indkøb over tærskelværdierne. Det vil sige, når værdien af offentlige myndigheders indkøb overstiger en vis værdi. Tærskelværdierne – altså den økonomiske værdi for hvornår indkøb af produkter eller ydelser skal udbydes – varierer fra branche til branche.
Ligebehandlingsprincippet
Ligebehandlingsprincippet handler om udbyderens saglige ageren i udbudsprocessen. Princippet påbyder, at der ikke må ske forskelsbehandling imellem ansøgere og tilbudsgivere, med mindre dette er sagligt begrundet. Det vil sige, at ordregiver har en forpligtelse til at ensartede forhold ikke behandles forskelligt, og at forskellige forhold ikke behandles ensartet. Princippet skal tænkes ind i alle led af udbudsprocessen. Ordregiver skal således fx overveje sine formuleringer i udbudsmaterialet for at undgå forhindre nogle i at deltage derigennem.
Diskriminationsprincippet
Hvor ligebehandlingsprincippet handler om at forebygge forskelsbehandling i alle former, indeholder diskriminationsprincippet et forbud mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet. Princippet indeholder forbud imod direkte, indirekte og omvendt diskrimination. Direkte diskrimination foreligger når et udbud indeholder bestemmelser, som kun gælder for udlændinge og dermed ikke for nationale tilbudsgivere. Indirekte diskrimination vil i et udbud fremstå som foranstaltninger, som gælder for alle uanset nationalitet, men som i praksis har en væsentlig forskellig betydning for henholdsvis nationale og udenlandske tilbudsgivere. Forbuddet mod omvendt diskrimination forbyder, at danske ordregivere diskriminerer danske virksomheder på grund af nationalitet.
Gennemsigtighedsprincippet
Gennemsigtighedsprincippet har til formål at sikre, at ligebehandlingsprincippet overholdes. Et indebærer, at der skal være offentlig åbenhed omkring om sleve udbuddet, så det er muligt for tilbudsgiverne at tilkendegive interesse i at levere det udbudte indkøb. Princippet om gennemsigtighed gælder i alle faser af udbuddet og betyder i praksis blandt andet, at ordregiver på forhånd skal beskrive hele kontraktens genstand i udbudsmaterialet og efterfølgende skal handle efter beskrivelserne i udbudsmaterialet.
Proportionalitetsprincippet
Ordregiver er forpligtet til at gennemføre udbuddet på en proportionel måde, og indebærer at ordregiver kun kan stille krav til ansøgere og tilbudsgivere, som står i rimeligt forhold til den udbudte kontrakt. Der må således ikke stilles krav, som overstiger det nødvendige for at imødekomme ordregivers behov. Princippet gælder samtlige krav, som ordregiver stiller, det vil sige i forhold til alt fra tidsfrist for aflevering, deltagernes egnethed og krav til indkøbet.
Markedsdialog før udbuddet
Før en opgave udbydes, kan en markedsdialog med potentielle leverandører hjælpe ordregiver med at opnå indsigt, som kan optimere udbudsmaterialet. På den måde opnår ordregiveren markedskendskab inden det endelige udbudsmateriale udarbejdes. Der er ingen formelle krav til, hvordan ordregiver skal indgå i markedsdialog. Markedsdialogen må dog aldrig lede til konkurrencefordele for en eller flere virksomheder. Ordregiver kan blandt andet afhjælpe dette ved at have dialog med flere virksomheder og sørge for at alt relevant materiale er tilgængeligt for alle tilbudsgivere og at alle har tilstrækkelig lang frist til at nå at sætte sig ind i materialet.
Begrænset udbud
Begrænset udbud kendetegnes ved, at udbudsproceduren er opdelt i to faser. En ansøgningsfase (prækvalifikationsfase) og en tilbudsfase. Alle interesserede aktører må deltage i ansøgningsfasen. Efter ansøgningsfasen er det kun de prækvalificerede virksomheder, som må afgive et reelt tilbud. Det er en måde for ordregiver at begrænse antallet af ansøgere på og sikre bedre udbud med færre omkostninger for både ordregiver og tilbudsgiver. Se også andre udbudsformer her.
For at sikre tilstrækkelig konkurrence imellem de tilbudsgivende virksomheder, skal ordregiver prækvalificere mindst fem ansøgere.
Udbud med forhandling
En ordregivende myndighed kan anvende udbud med forhandling for at opnå indsigt i, hvilke løsninger, der reelt findes i markedet. Igennem udbud med forhandling kan ordregiveren på baggrund af indledende tilbud fra tilbudsgiverne gennemføre forhandlinger med formålet at forbedre tilbuddenes indhold og gøre løsningen bedre og mere attraktiv for ordregiver.
Der er visse betingelser forbundet med at anvende udbud med forhandling. Betingelserne inddeles i to kategorier: Betingelser vedr. anskaffelsens karakter – eks. at ordregivers behov forudsætter tilpasning efter tilgængelige løsninger; design og innovative løsninger; anskaffelsens kompleksitet. Og betingelser vedr. en allerede gennemført eller uafsluttet procedure – eks. at ordregiver har modtaget ikke-forskriftsmæssige eller uacceptable tilbud.
”Opdel eller forklar”-princippet
”Opdel eller forklar”-princippet er til alle tider gældende for ordregiver. Det betyder, at ordregiver skal opdele en kontrakt i mindre delkontrakter eller forklare, hvorfor opdeling ikke er hensigtsmæssig. Princippet har til formål at tilgodese små og mellemstore virksomheder og skabe bedre adgang for dem på markedet. Og dermed skærpe den samlede konkurrence på markedet.
Det er op til ordregiver selv at vurdere, hvor vidt en kontrakt skal opdeles. Vurderer man, at kontrakten ikke skal opdeles, skal udbudsmaterialet indeholde en forklaring på, hvorfor det forholder sig sådan. Forklaring skal ikke leve op til nogle indholdsmæssige formelle krav og ordregiver har vide rammer for at vurdere, hvorfor en opdeling ikke er hensigtsmæssig. Det kan fx være af økonomiske eller markedsmæssige hensyn. Vil en opdeling styrke elle svække konkurrencen eller er der stordriftsfordele ved at udbyde kontrakten samlet?
ESPD (European Single Procurement Document)
Det fælles europæiske udbudsdokument ESPD er en egenerklæring, som fungerer som foreløbigt bevis for ansøgerens kvalifikationer i forhold til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Formålet med ESPD er at mindske den administrative byrde, som er forbundet med at ansøger og tilbudsgiver skal fremlægge et stort antal certifikater og dokumenter og at ordregiver skal gennemgå disse. I første omgang tjener ESPD’et derfor som en egenerklæring, hvor det som udgangspunkt efterfølgende kun er den vindende tilbudsgiver, som skal fremsende den endelige dokumentation for kriterierne udelukkelse, egnethed og udvælgelse. FORTEM har skrevet en artikel omhandlende ESPD. Læs mere her!
Udbud gavner offentlig og privat sektor
Den samlede udbudsproces består af mange flere elementer – lovgivningsmæssige og praktiske foranstaltninger – som hver og én sikrer, at vores offentlige indkøb og opgaver varetages af den rette leverandør til den rette pris. Det er efterhånden en stærkt forældet og fejlagtig opfattelse, at offentlige udbud vindes på laveste pris. Proportionalitetsprincippet, prækvalifikationer, markedsdialog, forhandlinger og nuancerede kvalitetskriterier er alt sammen medvirkende til at sikre, at kvalitetselementet balanceres med den rette pris til gavn for det offentlige såvel som det private.
Hvis du har spørgsmål, behov for vejledning i forhold til udbud, sidder vi i FORTEM klar til at hjælpe dig. Kontakt Management Consultant Astrid Brinkløv Thomsen på +45 3029 8245 astrid.thomsen@fortem.dk
