Markedsdialog og høring er blevet en fast del af mange udbud. Offentlige ordregivere anvender inputtet til at lave udbuddene, så de passer til det marked, de udbydes i. Når udbuddene passer til markedet, øges sandsynligheden for flere og bedre tilbud fra virksomhederne.
For virksomheden er det en vigtig proces, som giver større mulighed for at præge udbuddet, så det passer til virksomhedens ydelser. Flere og flere virksomheder arbejder målrettet med at influere udbud, og en indsats i en tidlig fase, kan blive afgørende for at:
- Kravene tillader at virksomheden kan byde
- Krav og evaluering passer til virksomheden og markedet
- Bedre mulighed for, at virksomheden kan vinde
Hvordan foregår en markedsdialog?
Der eksisterer ikke nogen bestemt formkrav til udførelse af markedsdialog. Helt grundlæggende, har ordregiver fuld bestemmelse over hvordan dialogen tager form – herunder om det skal foregå mundtligt / skriftligt, og om det skal være ved fysisk møde / online. Det er dog vigtigt, at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet overholdes. Læs mere om disse i FORTEMS Udbuds ABC her!
For at sikre sig at de generelle principper overholdes, anbefaledes det dog at en vis del af markedsdialogen skriftligt dokumenteres.
Hvem deltager i en markedsdialog?
Igen er det ordregiver, der har fuld bestemmelse over hvilke virksomheder der deltager i markedsdialogen. Det anbefales dog at invitere mere end blot én virksomhed, da risikoen for overtrædelse af ligebehandlingsprincippet ellers ville kunne opstå. Ofte vil ordregiver annoncere invitation til markedsdialog via Den Europæiske Unions Tidende – klik for at se mere.
På denne måde har alle interesserede leverandører mulighed for at tilkendegive deres interesse overfor ordregiver, og ligeså sikres det at gennemsigtighedsprincippet ved markedsdialog overholdes. Alligevel er der intet officielt krav om at ordregiver på forhånd skal annoncere invitation til markedsdialog. Derfor rekommanderes det, at man som virksomhed selv aktivt henvender sig til mulige ordregivere, eksempelvis ved at sende et uopfordret salgsmateriale ud. På denne måde gør mig sig selv bemærket overfor ordregiver, hvilket kan betyde at man ved et fremtidigt udbud, direkte inviteres af ordregiver til deltagelse ved markedsdialog.
Gennemførelse af markedsdialog.
Som tidligere nævnt, kan markedsdialogen både være skriftlig og mundtligt. Hertil er det ordregiver der har fuld bestemmelse over hvordan denne skal tage form. Eksempelvis kan ordregiver udstede et materiale til de interesserede virksomheder, hvorpå der anmodes om skriftligt feedback, eller omvendt kan der afholdes et mundtligt møde (fysisk/online). Sidstnævnte kan forekomme via fællesmøder, hvor de deltagende udgør alle interesserede virksomheder samt ordregiver, eller ved individuelle møder mellem en given virksomhed og ordregiver. Efter afholdelse af et eller flere dialogmøder, samler ordregiver alle essentielle punkter fra mødet i en referart. Dette referart forekommer ligeledes som dokumentation for hvad der blev drøftet under mødet, og er ikke nødvendigvis et der skal fremvises, men blot eksisterer som dokumentation for overholdelse af de generelle principper, herunder princippet om ligebehandling.
Hvad kan tilbudsgiver bidrage med?
Markedsdialogen lægger op til at tilbudsgiver, proaktivt kan bidrage med kommentarer og inputs om alt fra konkrete produkter, kravsspecifikationer, kontraktbestemmelser, tildelingskriterier, evalueringsmetoder m.m. Grundlæggende findes der ingen grænser for hvad der kan diskuteres, hvilket giver tilbudsgiver en fordelagtig mulighed for at påvirke materiale til egen fordel. Det vurderes som positivt, når tilbudsgiver udviser engagement over for ordregivers materiale. Det er dog vigtigt at understrege, at ordregiver fortsat har den endelige beslutning over hvilke kommentarer / inputs de ønsker at tage til efterretning. En ordregiver vil dog som oftest, adaptere sit materiale efter afholdt dialog, således at dette stemmer overens med markedet og dets potentielle tilbudsgivere. Såfremt at dialogen er baseret på et høringsmateriale, forventes det at tilbudsgiver læser al materialet og efterfølgende bidrager med rettelser og kommentarer.
Høringer.
Formålet med høring er at give alle interesserede tilbudsgivere mulighed for at komme med rettelser og kommentarer til det fremlagte udbudsmateriale. Ligeledes kan eventuelle fejl og klagepunkter løses inden udbuddets offentliggørelse, hvilket i høj grad minimerer risikoen for klager og eventuel annullering af udbuddet. Høringer indebærer typisk diskussion af ordregivers kravspecifikationer og tilbudslyser, hvor man altså som virksomhed har mulighed for at at præge udbuddet, så det passer til egne ydelser.
Markedsdialog og høringer kan både ske separat eller i samspil, hvor de supplerer hinanden. Markedsdialogen kan ske forud for at udbudsmaterialet er udarbejdet. Det kan også ske samtidig med eller efter en høring af udbudsmaterialet, hvor virksomheder har kommenteret på indholdet.
FORTEM har stor erfaring med at styre markedsdialog for virksomheder, og sikre at virksomhedernes pointer samt budskaber fremstår klarere i en udbudskontekst.
Ønsker du at høre mere, er du velkommen til at kontakte direktør Jimmy Holst Rydahl på jimmy.rydahl@fortem.dk eller +45 6040 7848
