Hvis du eller din virksomhed overvejer at byde på et eller flere offentlige udbud, kan det være givet godt ud at sætte sig ind i, hvad et ESPD er og hvordan det laves. I FORTEM rådgiver vi dagligt virksomheder, som ønsker at byde på offentlige udbud, og vi har altså derfor løbende med udfærdigelsen af ESPD at gøre.
I denne korte artikel, har vi forsøgt at give dig en overordnet forståelse for, hvad betegnelsen ESPD står for samt, hvilken funktion ESPD udfylder i forbindelse med afgivelse af et tilbud til et offentligt udbud.
Hvad er et ESPD-dokument?
Det fælles europæiske udbudsdokument ESPD, er en egenerklæring omkring egnethed, udelukkelse og udvælgelse relateret til det konkrete udbud. Det er i henhold til Udbudsloven bestemt, at ordregivere skal kræve et ESPD fra tilbudsgivere eller ansøgere til alle offentlige udbud over tærskelværdierne. Dokumentet er ikke obligatorisk ved udbud under tærskelværdierne, eller ved udbud efter light-regiment. Dog foreligger det ordregiver mulighed for også at påkræve et ESPD i disse tilfælde, selvom der ikke er pligt herfor.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens kvalifikationer i forhold til udelukkelse, egnethed og udvælgelse i forbindelse med et givent udbud. Formålet med et ESPD er at mindske den administrative byrde som er forbundet med, at tilbudsgiver skal fremlægge et stort antal certifikater og en omfattende dokumentation forud for en egentlig kontraktindgåelse. Ligeså skal det mindske det bureaukratiske arbejde forbundet med, at ordregiver skal gennemgå denne minutiøse dokumentation fra samtlige tilbudsgivere, men derimod kan nøjes med at læse de enkelte ansøgeres eller tilbudsgiveres ESPD som en foreløbig bekræftelse. Herefter er det som udgangspunkt kun ansøger eller tilbudsgiver på det vindende bud, som skal fremsende den endelige fulde dokumentation for, at der leves op til kriterierne i henhold til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Det er af afgørende betydning, at alle krav i et ESPD kan efterleves i praksis og på baggrund heraf, at den nødvendige information herfor formidles ved at udfylde ESPD korrekt. Fremgår det af udbudmaterialet, at der skal vedlægges ESPD, skal dette ALTID udfyldes fyldestgørende, da dit tilbud ellers risikerer udelukkelse fra at deltage i udbuddet.
Baserer eller supplerer du som ansøger eller tilbudsgiver din formåen i forhold til at løfte opgaven, der i udbuddet stilles, på andre virksomheders kapacitet eller egenskaber, er det vigtigt at være opmærksom på, at der skal udfyldes og vedlægges et separat ESPD for den/de supporterende enhed(er) også. Ligeså forholder det sig derfor, hvis i som en sammenslutning af virksomheder, som et konsortium eller i lignende virksomhedskombinationer ønsker at afgive et tilbud til et offentligt udbud; her skal alle CVR-registrerede parter udfylde eget ESPD i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Hvor mange dele består et ESPD af?
ESPD er bygget op af 6 dele, hvor ordregiver udfylder Del 1, mens tilbudsgiver udfylder Del 2-6. Det kan variere, hvilke oplysninger ordregiver efterspørger i forbindelse med et ESPD. Det er derfor vigtigt som ansøger eller tilbudsgiver, at sætte sig grundigt ind i de indholdsmæssige detaljer for et ESPD i forbindelse med et udbud, og på den måde skabe klarhed over, præcist hvilke informationer, tal eller andet, der efterspørges og hvilke spørgsmål, der bedes besvaret.
Skal et ESPD underskrives?
Som udgangspunkt er det ikke et formelt krav at skulle underskrive sit ESPD. Det kan dog forekomme, at en ordregiver efterspørger en underskrift, hvorfor det kan være et fornuftigt opmærksomhedspunkt i forbindelse med gennemlæsningen af udbudsmaterialet, hvorvidt underskrift af ESPD er et krav eller ej.
Som en del af vores ydelser, hjælper vi i FORTEM både små og store virksomheder med en korrekt og punktlig udfyldelse af ESPD. Dette kan både ske som en separat handling eller som en service i forbindelse med ydelse af bistand i den generelle tilbudsproces. Vi sikrer, at jeres ESPD uploades i den korrekte afleveringsportal samt, at jeres ESPD altid er udfyldt til tiden og efter forskrifterne.
Hvis du har spørgsmål, behov for vejledning eller hjælp i forhold til at udfylde din virksomheds ESPD i forbindelse med et tilbud, sidder vi i FORTEM klar til at hjælpe jer. Kontakt Viktor Herget på +45 3029 4535, viktor.herget@fortem.dk eller Jimmy Holst Rydahl på +45 6040 7848, jimmy.rydahl@fortem.dk
