SKI 02.06 – Danmarks største dynamiske indkøbssystem

I marts 2021 trådte aftalen 02.06 Standardsoftware fra Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) i kraft. Aftalen spås til at blive Danmarks største dynamiske indkøbssystem, og den har allerede opnået stor interesse fra leverandørerne.

Med SKI 02.06 kan offentlige myndigheder købe standardsoftwareprodukter fra store og små leverandører. Rammeaftalen er tænkt til at bidrage til større konkurrence og give bedre muligheder for flere leverandører til at kunne byde ind.  FORTEM har efter 6 måneder med SKI 02.06 gennemført en analyse af aftalens hidtidige resultater og evalueringer.

Stor interesse fra leverandører

På SKI 02.06 Standardsoftware er der i dag over 150 leverandører, som har meldt sig på, hvoraf der er i omegnen af 10 leverandører på kategori 1-aftalen, mens alle andre er tilmeldt på kategori 2-aftalen. På Kategori 2-aftalen, der er den mest åbne, har der siden starten været mellem 5 og 10 udbud månedligt. Det er ikke meget med så mange leverandører, men tendensen er stigende og man er nødt til at være på aftalen for, at få viden om at udbuddene kommer. Samtidig er der en forventning om, at der i takt med flere leverandører og standardsoftwareløsninger på aftalen, også kommer til at være flere myndigheder som anvender denne rammeaftale til indkøb.

Kvalitet er vigtigere end nogensinde

På kategori 2, hvor kvalitetskriterier indgår i evalueringen, er evalueringsmodellen fastsat sådan, at kvaliteten får en afgørende betydning. Det skyldes, at der evalueres med pris pr. kvalitetspoint, og der i de fleste udbud vil opstå et behov for en stor forskel i pris for at indhente blot 1 kvalitetspoint fra en konkurrent. Herudover viser FORTEMs analyse, at jo færre kriterier som anvendes, jo vigtigere bliver kvalitetsbeskrivelsen for hvem der vinder udbuddet.

Som ordregiver på aftalen kan der anvendes 6 fastsatte kriterier. Ordregiveren kan frit vælge hvilke og hvor mange der skal anvendes til udbuddet. FORTEMs analyse af de gennemførte udbud under 02.06 rammeaftalen viser, at alle kriterier anvendes, men nogle anvendes mere end andre og der er klare sammenhænge mellem det som udbydes og hvilke kriterier som der evalueres på.

 

Figur 1: Kvalitetskriterier i SKI 02.06, kategori 2, og hvor ofte de indgår i udbud

 

Hvad bør tilbuddet fylde?

SKI har i udbudsskabeloner indsat standardformuleringer til sidebegrænsning – Disse anvendes ofte, fx ”beskrivelsen bør maksimalt fylde 5 sider”, men det varierer i høj grad og nogle udbud har ikke et loft på beskrivelser eller store omfang fx 20 sider pr. beskrivelse. Samtidig er det væsentligt at notere sig, at loftet er fastsat med et ”bør”. Sidebegrænsninger og kvalitetsvægtning betyder, at hver side har stor indflydelse på tildelingsbeslutningen.

 

Skærmbillede 2021-10-06 kl. 12.11.13
Figur 2: Tilbud på over 50 sider (og op til 100 sider) i mere end hvert 5. udbud (21%)

Anbefalinger til virksomheder

Analysen af SKI 02.06 viser, at aftalen gør det vanskeligt for virksomheder, at få viden om indkøbene medmindre de er på aftalen. Der er ikke længere udbudsbekendtgørelse offentligt, ligesom tildelinger og kontraktindgåelse ikke længere fremgår. Det er derfor vigtigt, at virksomheden er på aftalen, hvis man vil have viden om indkøbene. Har man ikke mulighed for at leve op til kravene på en af kategorierne, kan en mulighed med en eksisterende leverandør og derigennem opnå viden om udbuddene og dermed mulighed for at byde.  

Kvalitetsbeskrivelser er vigtigere end nogensinde. Samtidig er fristerne for aflevering ofte kortere end det er i et offentligt udbud. Forberedelse og et kartotek af kvalitetsbeskrivelser kan være med til at give virksomheder en konkurrencemæssig forspring, når udbuddene offentliggøres

Læs mere om SKI her! 

Ønsker du at vide mere om FORTEMs analyse af SKI 02.06, dynamiske indkøbssystemer og jeres muligheder for at anvende dem, så kontakt Jimmy Holst Rydahl (+45 6040 7848, jimmy.rydahl@fortem.dk eller Jeppe Handberg (+45 3029 4200, jeppe.handberg@fortem.dk)