Case: Coor

FORTEM har bistået Coor med Facility Management tilbud til Rigspolitiet i efteråret 2018. Efter at have afleveret tilbuddet til Rigspolitiet bistod FORTEM Coor med tilbud til Bygningsstyrelsen. Coor kontaktede FORTEM, da de havde brug for ekstern rådgivning og sparring, da udbuddene var meget store og komplekse. Valget faldt på FORTEM som ekstern samarbejdspartner, da FORTEM tidligere har bistået Coor, og da FORTEM har en god relation til det tidligere Elite Miljø, der er blevet opkøbt af Coor. FORTEM har tidligere hjulpet Elite Miljø med rengøringstilbud med stor succes, hvilket gjorde, at FORTEM blev foretrukket som ekstern hjælp.

Ifølge Christina Bjørn Langelo, der er Senior Business Development Manager i Coor, og som var med til at skrive tilbuddet til både Rigspolitiet og Bygningsstyrelsen, så var begge aftaler vigtige for Coor at vinde, men især Rigspolitiet havde høj prioritet, da det var en kontrakt, som Coor havde i forvejen, så derfor skulle dén bare vindes.

”Netop fordi det var Politiet, så var det en must-win, da vi virkelig gerne ville beholde kontrakten hos Rigspolitiet, derfor var vi også villige til at smide de kræfter i, som det krævede,” fortæller Christina.

Coor har tidligere selv budt på flere opgaver, og de har haft succes med at håndtere mindre udbud, men fordi udbuddet til Rigspolitiet indeholdt så mange ydelser og krav, fandt Coor det relevant at få ekstern sparring. Ifølge Christina ønskede Coor ekstern hjælp til at sikre, at alle krav blev besvaret og opfylt.

”Det er en udfordring både at skulle skrive tilbuddet samtidig med at sikre, at alle krav opfyldes – man føler, at man har skrevet, hvad de spørger om, men sådan er det nødvendigvis ikke for en, der ser det udefra. Så compliance-delen tror jeg er svær at lave internt på de store tilbud,” fortæller Christina og fortsætter…

”I var med til at løfte vores materiale i compliance-delen ved at sikre, at vi svarede på alle kravene og ved at spørge ind til, hvordan vi kan uddybe de krav, som vægtede i evalueringen, stille spørgsmål til løsningen og sikre de rigtige henvisninger, som var det, der gjorde, at det blev bedre i sidste ende. Compliance-delen var uundværlig og rigtig god.”

Christina er ikke i tvivl om, at FORTEM var det rigtige match, og hun var ikke utryg ved at skulle bruge ekstern rådgivning, men hun ville ønske, at hun kunne spole tiden tilbage og have gjort mere ud af forventningsafstemningen inden samarbejdet omkring Rigspolitiet. Christina var lige blevet ansat i Coor inden tilbuddet til Rigspolitiet skulle skrives. Coor og FORTEM havde forinden forberedt arbejdet og samarbejdet om udbuddet i flere måneder op til offentliggørelsen af udbuddet. En proces, som vi set i retrospekt burde have brugt mere tid på at forventningsafstemme i arbejdsgruppen for at sikre god eksekvering samt klar rolle- og ansvarsfordeling mellen parterne.

Selve forventningsafstemningen var meget bedre på Bygningsstyrelsen end på Rigspolitiet, fordi vi havde arbejdet sammen tidligere, og vi vidste, hvor vores styrker var, og hvor vores svagheder var. Så det var meget mere klart, hvad vi havde brug for,” fortæller Christina.

Christina ser første projekt som en læring, der skete løbende, og det var også internt i Coor learning by doing i første projekt, da teamet i Coor var relativt nyt og dermed ikke tidligere har udarbejdet så stort et tilbud. Der var derfor mange dokumenter, der skulle skrives fra bunden, og der var rigtig mange inde over projektet, hvilket ifølge Christina også gjorde, at behovet for struktur i besvarelsen og opfyldelse af kravene var tilstede.

”Fordelen på Bygningsstyrelsen var, at der var vi kun to, der skrev, hvor på Rigspolitiet var vi markant flere, der skrev. På Bygningsstyrelsen var vi også bedre til at forventningsafstemme i forhold til need to have og nice to have, så vi sikrede, at den rette kvalitet kunne opnås inden for tidsrammen.”

I tilbuddet til Rigspolitiet havde FORTEM den kvalitetssikrende rolle, hvilket vil sige, at Coor selv skrev tilbuddet, og FORTEM løbende kvalitetssikrede det i forhold til, om indholdet svarede på ordregivers krav og forventninger, samt hvor uddybende løsningen var i forhold til, hvad ordregiver evaluerede. Når FORTEM havde kvalitetssikret et dokument, fik Coor dokumentet retur og skulle indarbejde de input, som FORTEM havde. FORTEM havde samme rolle på tilbuddet til Bygningsstyrelsen, men der var forventningerne afstemt således, at FORTEM kun kom med den mængde input, som var realistisk for Coor at indarbejde med de ressourcer, som var tilstede.

Til trods for, at Coor til tider blev presset over det arbejde, der skulle ligges i dokumenterne efter FORTEMs input, så var det alligevel det input, der ifølge Christina gjorde, at kvaliteten i dokumenterne blev løftet.

”Det, FORTEM er rigtig gode til, er at kvalitetssikre tilbuddet og sørge for, at vi får det hele med. Selvom vi blev presset sidst i processen, hvor tiden var knap, løftede det tilbuddet i sidste ende,” fortæller Christina. 

Fordi tiden var knap, overtog FORTEM også dokumenter inden for to serviceydelser og bistod Coor med at udarbejde de skrevne dokumenter, som FORTEM har stort kendskab til. Det gav god mening, at FORTEM aflastede på dokumenter, da tiden var en stressende faktor sidst i processen.

Samarbejdet med Coor forløb godt, og FORTEM arbejdede ude på Coors lokation sidst i forløbet, da det var givende for begge parter at arbejde tæt sammen om at komme helt i mål og sikre den bedst mulige kvalitet i materialerne.  

”Samarbejdet var rigtig godt, og det var rigtig godt, at I også sad ude hos os. Det var rart at være tæt på hinanden og især til sidst, hvor det blev meget stressende, var den tætte dialog givende. Det styrkede samarbejdet, at man lige kunne gå ind og stille et spørgsmål i stedet for at sende en mail og skulle vente på svar,” fortæller Christina.

FORTEM udarbejdede et Excel-ark over alle dokumenter, der skulle afleveres, som blev brugt til at have overblik over de mange krav og samtidig evaluere dokumenterne, efterhånden som de blev udarbejdet. I Excel-arket evaluerede FORTEM dokumenterne ud fra, hvor mange procent af kravene, der var besvaret, men gav også en evalueringsscore af det indhold, der var. Derudover var det vægtet på samme måde, som ordregiver havde vægtet det i udbuddet. Med en farvekode skiftede dokumentet farve i skalaerne fra rød, gul og grøn alt efter, hvor meget der manglede. FORTEM brugte skemaerne på de ugentlige statusmøder med Coor og som fremdrift for tilbuddet, hvilket var til stor gavn for begge parter. 

”Jeg synes det var rigtig godt. Det var meget kvalitativt, og det var godt at styre efter og især i forhold til prioritering af egen tid,” fortæller Christina, der også blev motiveret af at se det visuelle overblik af, at processen skred frem.

FORTEM lægger meget vægt på, at man i tilbuddet bruger samme ordvalg og struktur, som ordregiver har valgt, hvilket også var en del af kvalitetssikringen på tilbuddet fra Coor, og som Christina vil tage med sig, når hun igen skal skrive tilbud. Derudover er Christina af den overbevisning, at det hurtigt bliver indforstået, når man sidder i virksomheden og skriver de samme tekster.

”Det var godt at få øjne på udefra fra nogen, der ikke er suppet ind i branchen. I stod fast på, at vi skulle skrive det, vi ville gøre explicit, da det ellers ikke ville blive evalueret. Det var en rigtig stor hjælp, at I kunne bistå os med denne hjælp”.

Resultatet af tilbuddene blev, at Coor vandt kontrakten til Rigspolitiet, som var deres højeste prioritet, men måtte se sig slået på kontrakten til Bygningsstyrelsen.

Hvis Christina hører fra andre, at de gerne vil byde på offentlige udbud, så vil hun klart anbefale FORTEM. Coor vil ligeledes kunne finde på at hyre ekstern hjælp hos FORTEM igen på de store cases i fremtiden.