Case: Automester

Michael Lauesen, som er Erhvervs- og værkstedsudviklingschef hos AutoMester Danmark, sad selv med alt udbudsmaterialet før samarbejdet med FORTEM. Han havde allerede

vundet en del udbud, men var udmærket klar over hvor tungt det var at sidde med hele udbudsprocessen alene – særligt når arbejdet ikke umiddelbart lå inden for hans kernekompetencer. Derfor tog Michael kontakt til FORTEM efter en opfordring fra en kollega.

”Da jeg kontaktede FORTEM kunne jeg hurtigt mærke, at de havde indgående kendskab til begge sider af bordet – både fra dem der har lavet udbuddet, men også fra dem der skulle byde på det.”

De blev derfor hurtigt enige om at mødes.

”Første gang vi mødte FORTEM havde de gjort et godt stykke benarbejde, og vidste derfor godt hvordan vores virksomhed var strikket sammen. Vi kendte ikke hinanden på nogen måde, men det var ret interessant at møde nogen, der fra start af havde udført et godt stykke benarbejde. FORTEM har selvfølgelig haft en interesse i at gøre et grundigt arbejde inden, fordi de gerne vil have os som samarbejdspartnere – vi oplever bare at det langt fra alle, der rent faktisk også får det gjort.”

Der opstod hurtigt en god dialog mellem AutoMester og FORTEM. Efter deres første møde blev de enige om at indlede et samarbejde og gik kort efter i gang med den første udbudsproces sammen.

”Vi havde som sagt ikke prøvet at bruge ekstern ekspertise før vores første case. Inden da, havde vi selv siddet med det, og havde da også vundet nogen udbud.”

”Vi havde som sagt ikke prøvet at bruge ekstern ekspertise før vores første case. Inden da, havde vi selv siddet med det, og havde da også vundet nogen udbud.”

Valget om at tage FORTEM med på råds viste sig hurtigt at være en god beslutning for AutoMester: ”Vi kunne tydeligt mærke, at der kom en ro omkring at have styr på datoerne, at koordinere hvornår der skulle gøres hvad, at få stillet spørgsmålene rigtigt på de rigtige tidspunkter, og at få afleveret vores materiale rettidigt. Sparringen med FORTEM betød at vi hurtigt kunne få svar på spørgsmål omkring lovgivning og visse andre punkter, som vi havde svært ved at tyde.”

AutoMester endte med at vinde den første case, og processen gav dem muligheden for at lære FORTEM og deres faglige niveau bedre at kende: ”Selvom man som virksomhed har nogenlunde styr på udbudsdelen, så gør det en kæmpe forskel at have nogen med ind over, der er specialist på området. Det er guld værd – både i forhold til de lovmæssige finurligheder og i forhold til kvalitetssikring af det man afleverer.” 

Efter succesen med den første case er samarbejdet mellem AutoMester og FORTEM forsat. De ringer til hinanden så snart et udbud bliver offentliggjort, og så snakker de om hvordan AutoMester kan løfte den udbudte opgave.

AutoMester undersøger de områder, de har kendskab til, og FORTEM fokuserer på Auto-Mesters styrker og svagheder i forhold til udbuddet. Hvis der er ting ved udbuddet som AutoMester er usikre på, spørger de FORTEM. Ønsker AutoMester at byde på udbuddet, mødes de med FORTEM og laver en handlingsplan for hvem, der gør hvad og hvornår. Igennem hele processen har AutoMester og FORTEM en kontinuerlig dialog over telefon og på mail, og FORTEM sørger også for at de fastsatte deadlines for udbuddet bliver overholdt.

Samarbejdet med FORTEM har givet Auto-Mester en vis arbejdsro, når det kommer til udbudsprocessen:  ”Vi holder løbende hinanden informeret, hvilket gør udbudsprocessen meget mere overskuelig og behagelig hele vejen igennem. Vi er ikke på samme måde nød til at bekymre os over afleveringsdatoerne – vi ved at de er der, og at vi skal overholde dem, men tingene bliver bare håndteret stille og roligt. Får vi ikke lige afleveret noget materiale til tiden, så ved vi at de ringer fra FORTEM, og rykker os for det på en god måde.”

FORTEM hjælper AutoMester med at analysere de forskellige udbud, og strukturer AutoMesters bud så det stemmer godt overens med de punkter, som udbyderen efterlyser i udbudsmaterialet. ”FORTEM er rigtig gode til at gå ind og analysere, og omstrukturere budskabet og setuppet i vores bud, så der bliver lagt mest muligt fokus på de punkter og parametre, der bliver vægtet højest i udbudsmaterialet.”

Men det handler ikke kun om den rådgivning og det arbejde, som FORTEM støtter Auto-Mester med i udbudsprocesserne. Samarbejdet med FORTEM handler også om at FORTEM udfordrer den måde AutoMester håndterer og opfatter udbudsprocessen på generelt.

”FORTEM går ind og udfordrer os på den gode måde, fordi de ikke er hæmmet af de barrierer, som man ellers kan være hæmmet af, når man er branchekendt. Det er blandt andet derfor vores sparring er så stærk. FORTEM giver os en langt bedre mulighed for at kunne tænke ud af boksen.”

Samtidig har FORTEMs entusiasme for de nye muligheder, der muliggøre en vis grad af dialog mellem de offentlige udbydere og de private virksomheder, også smittet kraftigt af på AutoMesters tilgang til udbudsprocessen.

I stedet for at lade sig begrænse af udbudsmaterialet, er de nu begyndt at spørge ind til udbyderens behov, og dele deres branche-erfaringer med dem på en måde, der er til gavn for begge parter. Det betyder også, at AutoMester i langt højere grad kan imødekomme de krav og ønsker, som udbyderen efterspørger i udbudsmaterialet.

”Det var ikke lige en dialog, vi var trådt ind i med det samme, hvis FORTEM ikke havde udfordret os på det punkt. I bund og grund kan vi jo ikke noget, som andre ikke kan – forskellen er nok bare at vi rent faktisk gør det.”

AutoMester er stolte af at lægge navn til det materiale og de spørgsmål, som de udfærdiger sammen med FORTEM.

”Vi lægger navn til noget som er ekstremt professionelt og knivskarpt. Og det er jo også noget af det, vi stå for. Vores brand er 25 år gammelt, og vi kan godt lide at være kendt for agere sobert og professionelt med de ting, vi laver – om det så er overfor en privat virksomhed, der kun har én bil og én medarbejder, eller om det er overfor virksomheder, der har 270 biler og 1000 ansatte.”

Samarbejdet med FORTEM har givet AutoMester en helt anden tilgang til offentlige udbud og hele udbudsprocessen – en tilgang, som de selv mener er meget mere sund for den måde, virksomheder løser opgaven på, når de har vundet et udbud:

”Hvis man som virksomhed ikke har en indsigt i hele det setup, der driver de offentlige udbud, så vil man formentlig bare fokusere på at lave en skarp pris på det hele. Det betyder bare også at man i bund og grund, hvis man vinder udbuddet, ender med at få en lidt dårlig aftale, hvor man ikke kommer til at tjene ret meget på arbejdslønnen, de reservedele eller de ydelser, som man leverer. Har man derimod nogen med ind over, som udfordrer en til at tage dialogen med udbyder, og begynder man at udfordre udbyderne på deres udbud, så man den vej igennem kan ramme deres behov spot-on, og det så leder til at udbyderne efterfølgende kan skrive udbudsmaterialer, der langt bedre beskriver deres behov, så har vi jo ramt det, der er helt optimalt for alle; nemlig en win-win, der er fornuftig for alle parter. Og det er jo i og for sig positivt for os alle sammen.”

For AutoMester er der derfor ingen tvivl, når det kommer til deres samarbejde med FORTEM.

”Det er guld værd, at vi kan have et samarbejde på et professionelt niveau, hvor vi selvfølgelig betaler for nogen ydelser, men hvor vi virkelig også får enormt meget ud af det. Det løfter simpelthen udbudsprocessen for alle parter; både for os og for udbyderen. Det er også FORTEMs professionelle tilgang til tingene; hvor det de siger de gør, det gør de. Vi kan regne med dem 100%, så vi stiller ikke spørgsmålstegn ved det, de siger eller gør, eller lover. Det er en selvfølge at vi kan stole på dem, og sådan har det været fra dag ét af.”

Til spørgsmålet om hvorvidt AutoMester kunne finde på at anbefale andre virksomheder, at bruge ekstern ekspertise til håndtering af den offentlige udbudsproces, så er AutoMester overbevist om at konsulentvirksomheder som FORTEM er vejen frem:

”Vi er slet ikke i tvivl om, at det ville være en øjenåbner for rigtig mange virksomheder, hvis de begynder at gøre brug af sådan nogen som FORTEM. Rigtig mange virksomheder, inklusivt os selv, sidder jo oftest med hele udbudsprocessen alene. Og de fleste af os kan nok nikke genkendende til at sidde i en situation, hvor man siger ”lad os nu gøre det vi er gode til, og så lader vi de andre rende med det andet.” Så kan det godt være at man har siddet og kæmpet sig igennem et udbud, som man så endte med at vinde, men hvis man så begynder at overveje det tidsforbrug, man har brugt på det, og holder det op imod muligheden for at have hevet en ekstern person ind, der kunne have hjulpet med at kigge materialet igennem og kvalitetssikret det – plus den tryghed det ville give – det vil vi da i hvert fald klart anbefale andre at gøre.”

”Tidligere, havde vi aldrig benyttet os af ekstern konsulent i vores udbudsprocesser. Vi har et fantastisk samarbejde med FORTEM og agter overhoved ikke at skifte over til nogen andre – tværtimod. Vores succesrater har været fantastiske, vi har vundet stort set alle de udbud, som de har hjulpet os med at byde på.”