Af Jimmy Holst Rydahl, Director – FORTEM
Myndigheder benytter i stigende grad 2-kuvertsystemet, når de evaluerer tilbud fra virksomheder. Tendensen er, at det bliver mere udbredt, blandt andet efter lovforslag om at byggerier over 350 mio. kr. skal evalueres efter denne metode. Men hvad er det, og hvorfor kan det være en fordel for både myndighed og virksomhed?
Hvad er 2-kuvertsystemet?
Vejdirektoratet har i mange år været frontløber på brug af 2-kuvertsystemet, men i det seneste år er også flere kommuner kommet med på vognen, blandt andet Odsherred Kommune. Men hvad er 2-kuvertsystemet egentlig?
2-kuvertsystemet er en metode, hvor evalueringen af virksomhedernes kvalitetsbeskrivelser og pris foregår i to separate faser. I første fase evalueres og scores kvalitetsbeskrivelserne (fx beskrivelser af løsninger, ydelser/leverancer og organisering), således at evalueringsteamet ikke har kendskab til priserne fra virksomhederne, når de evaluerer kvalitetsbeskrivelserne. Evalueringens score og begrundelser sendes dernæst ud til tilbudsgiverne.
Først herefter igangsættes evalueringen af priserne i tilbuddene. Når priserne er evalueret, udsendes den endelige evaluering og tildelingsbeslutning.
Hvad er fordelene?
2-kuvertsystemet giver tryghed på begge sider af bordet. For virksomhederne giver det en øget forvisning om, at der evalueres objektivt, og at prisen ikke har været overvejet i evalueringen af kvaliteten. Myndigheder oplever det også positivt. Vejdirektoratets Direktør Jens Holmboe har således udtalt, at det styrker troværdigheden overfor virksomhederne. Det giver blandt andet øget fokus på at give præcise begrundelser i evalueringerne af kvaliteten – hvorfor noget vurderes godt eller mindre godt.
Øget tryghed for myndigheder og virksomheder
De seneste år har FORTEM bistået under en lang række udbud, hvor 2-kuvertsystemet er benyttet, og vores erfaringer er positive. Vi oplever, at evalueringsteamet i højere grad benytter evalueringsskalaen og dermed opnår en øget og mere retvisende spredning mellem virksomhederne. Hertil er ofte knyttet en mere solid og reflekteret begrundelse, der giver virksomhederne tryghed og forståelse for, hvad der ligger til grund for evalueringen, og hvad de skal forbedre næste gang, de byder.
2-kuvertsystemet kan derigennem medvirke til øget grundighed, tryghed og gensidig forståelse på begge sider af bordet. I sidste ende kan det medvirke til færre klagesager over udbud til gavn for både myndigheder og tilbudsgivere.
Ønsker I at vide mere om offentlige udbud og FORTEM, kontakt Director Jimmy Holst Rydahl på +45 6040 7848 eller jimmy.rydahl@fortem.dk.
