Alle, der konkurrerer om et udbud, er berettiget til at få en evaluering af sit tilbud. Hvis du ikke vinder, har du ret til at få at vide, hvad forskellen er mellem dit tilbud og det, der vandt.
Denne information er guld værd, da en kvalificeret evaluering kan bruges til at forbedre fremtidige tilbud. At være i stand til at implementere de forbedringer, som mangler i sit tilbud, er en af de mest effektive måder at øge succesraten for de udbud, du byder på.
Af: Rikke Lynge
Hvorfor er ordregivers evalueringer vigtige? Hvordan bruges evalueringer til at gøre fremtidige tilbud bedre? Er ordregivere gode nok til at give brugbare evalueringer? Dette er spørgsmål, der vil blive besvaret i følgende artikel.
Hvad gør du med evalueringen efter et afsluttet udbud? De fleste virksomheder, som vi taler med, læser dem igennem for at få en fornemmelse af, om bedømmelsen lyder fair. Ser alt i bedømmelsen rimeligt ud, så forsvinder den langsom i mailstrømmen. Føler man sig urimeligt evalueret, overvejer de fleste at søge aktindsigt og klage over afgørelsen. Antallet af indkomne klager er dog faldet markant siden 2010, hvor den lå på sit højeste med 182 indkomne klager til 106, som er de seneste tal fra den sjette årsberetning fra Klagenævnet for Udbud. Om det faldende antal klager skyldes, at ordregivere er blevet bedre til at give en god begrundelse og faktisk vælger den virksomhed, der har det mest fordelagtige tilbud mellem pris og kvalitet, eller om det skyldes, at antallet af virksomheder, der klager og får medhold, har været faldende de seneste syv år, så virksomhederne finder det spild af tid at klage, kan der kun gisnes om.
I Dansk Erhverv rådgiver de deres medlemmer til at læse begrundelsen grundigt, inden de sender en aktindsigt eller klage ind, og hvis der stadig er tvivlsspørgsmål, så anbefaler Markedschef i Dansk Erhverv, Morten Jung, at virksomhederne kontakter ordregiver og inviterer sig selv på kaffe for at få uddybet begrundelsen for evalueringen.
”Man kan få sagt meget mere på en time, end man kan nå at skrive ned på samme tid, derfor opfordrer vi vores medlemmer til at tage en dialog med ordregiver, hvis de er utilfredse eller i tvivl om noget i en evaluering. Det er vores erfaring og opfattelse, at ordregiver er imødekommende og ønsker at tage et opfølgende møde,” fortæller Morten Jung, som mener at alt for mange virksomheder søger aktindsigt, hvor en forudgående dialog formentlig havde været tilstrækkelig.
Hvorfor skal vi gemme vores evaluering?
FORTEM ønsker at sætte fokus på værdien af ordregivers evaluering, da vi mener, at der gemmer sig nyttig viden, som er værd at gemme, og som kan bruges næste gang, man skal byde. Det er ikke kun de evalueringer, hvor vi har scoret højt, der skal gemmes, men også de evalueringer, hvor vi har fået en lav score, da resultaterne afspejler det gode og mindre gode tilbud. Evalueringerne skal bruges til at øge kvaliteten af ens produktbeskrivelse, således at vi løbende sikrer os, at ordregiver forstår produktet og fordelene.
Har du ikke fået en kvalificeret evaluering, har du mulighed for at anmode ordregiver om feedback, for selvom kontrakten muligvis er blevet givet til en anden virksomhed i denne omgang, så skal ordregiver sætte kontrakten i udbud igen i fremtiden, og det kan betale sig at være forberedt til næste gang, kontrakten sættes i udbud. Ordregiver er ligeledes forpligtet til at give en begrundelse for sin beslutning, som skal have et indhold, der gør, at den berørte tilbudsgiver klart og utvetydigt får kendskab til de betragtninger, som ordregiver har lagt til grund ved beslutningen.
Din virksomhed kan ligeledes med garanti få gavn af historikken af alle evalueringer, hvis der kommer nye medarbejdere til i perioden, som overtager ansvaret og dermed har gavn af at se historikken over tidligere tilbudsevalueringer og udnytte dem fremadrettet.
Hvordan bruges evalueringer til at gøre fremtidige tilbud bedre?
Som nævnt tidligere, så er det vores erfaring, at størstedelen af alle evalueringer forsvinder i mailstrømme eller gemmes i en intern mappe, som der aldrig kigges på igen. I stedet anbefaler FORTEM, at virksomheder skematisk gemmer tidligere evalueringer og bruger tid på at læse og forstå ordregivers feedback. Det kan være uoverkommeligt – og især hvis man har tabt kontrakten, så kan det føles meningsløst at skulle bruge mere tid på opgaven, men det er vores vurdering, at arbejdet er godt givet ud, og at arbejdet kan bruges til at se, hvilke områder der skal arbejdes mere systematisk/grundigt med ved fremtidige tilbud ift. evalueringerne. Det er ydermere relevant at samle alle evalueringer og arbejde systematisk ud fra tidligere evalueringer for at kunne forstå, hvordan ordregiver vurderer virksomhedens styrker og svagheder, hvilket også indikerer, hvor der er forbedringspotentiale for fremtidige tilbud, og hvordan man i højere grad fokuserer sit tilbud til modtageren.
I FORTEM arbejder vi ligeledes med tidligere evalueringer, da vi med tilbagevendende kunder inddrager evalueringer i den fremadrettede tilbudsfase. Vi hjælper kunder med at udvikle deres løsning ud fra tidligere efterspørgsel fra ordregiver samt tidligere evalueringer af ordregivers vurderede potentiale for en stærkere løsningsbesvarelse. Alle virksomheder har behov for løbende at udvikle sin løsning, som bør følge med tiden. Det er derfor vigtigt hele tiden at forbedre sin løsningsbesvarelse og tilpasse besvarelsen til de ønsker, som ordregiver efterspørger. Vi bruger ikke kun virksomhedens egne bedømmelser, men vi inddrager også evalueringer af den vindende virksomhed, som man ofte får indsigt i, da der her kan gemme sig hint til, hvad der har fungeret godt for ordregiver.
Er ordregivere gode nok til at give brugbare evalueringer?
I vores daglige arbejde med at bistå virksomheder med at byde på offentlige udbud, ser vi mange forskellige variationer af evalueringer, og det er ligeledes forskelligt, hvor grundige ordregivere er i deres feedback. Nogle evalueringer består udelukkende af en udregning af pointscoren sammenlignet med den vindende virksomhed, til trods for, at ordregiver har pligt til at give en tilstrækkelig evaluering, mens andre evalueringer giver en god indikation af, hvad der har vægtet positivt i tilbudsgivers løsning, hvad der giver ordregiver utryghed, hvad der burde uddybes, og hvad der har vægtet negativt.
Ifølge Morten Jung kan der være en god grund til, at ordregiver ikke specificerer sine evalueringer ned i mindste detalje, da der er eksempler på klagesager, hvor klagen går på det specifikke ordvalg i evalueringerne.
”Klagenævnet for Udbud har i en nylig kendelse fundet grundlag for at tilsidesætte ordregivers pointtildeling af et kvalitativt underkriterium. Klager var blevet tildelt det samme antal point som den vindende tilbudsgiver, selvom ordregivers begrundelse for pointtildelingen indikerede, at klager skulle have haft et højere antal point,” fortæller Morten Jung. Læs om kendelsen samt Plesners vurdering af sagen her:
Plesner: Klagenævnet for Udbud
Selvom Ordregiver kan blive misforstået ved at give en grundig evaluering, så er det gavnligt for tilbudsgiver, hvis evalueringen er lavet i relation til de enkelte del- og underkriterier for løsningsbeskrivelsen, da det giver en mere kvalificeret feedback, og det er nemmere for tilbudsgiver at forbedre fremtidige tilbud, når det er tydeligt, hvor der er forbedringspotentiale.
Står du som tilbudsgiver i en situation, hvor du ikke fik en kvalificeret begrundelse for din pointscore, så er du i din gode ret til at kontakte ordregiver for at få en begrundet bedømmelse.
I Udbudsloven kapitel 10.6 står der, ”Ordregiverens underretning af forbigåede tilbudsgivere, som har afgivet et antageligt tilbud, skal indeholde en begrundelse med tilstrækkelige oplysninger om det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele. Begrundelsen skal være i relation til de enkelte under- og delkriterier, så de centrale elementer, der har været udslagsgivende ved bedømmelsen, belyses. Oplysninger på delkriterieniveau skal kun stå i meddelelsen for de delkriterier, der har haft væsentlig indflydelse på udfaldet af evalueringen. Ordregiver skal oplyse om de forhold, der er blevet lagt vægt på, og må ikke undlade at oplyse om forhold, der er blevet tillagt betydning. Det betyder bl.a., at det ikke vil være tilstrækkeligt, hvis ordregiver kun oplyser resultatet af beslutningen og om fremgangsmåden ved ordregiverens beslutning”.
Der står yderligere om evaluering med pointtildeling, at der ”i de tilfælde, hvor evalueringsmetoden er baseret på en pointmodel, hvor tilbuddene gives point på baggrund af en kvalitativ evaluering, skal pointangivelserne som udgangspunkt være ledsaget af en forklaring på pointangivelserne og dermed de kvalitative forskelle mellem vinderens tilbud og den forbigåede tilbudsgivers tilbud. En underretning udelukkende med pointangivelser kan som udgangspunkt ikke stå̊ alene”.
Læs udbudslovens vejledning om udbudsreglerne her.
