CASE
LINDPRO

FORTEM har bistået Lindpro i prækvalifikationsprocessen og i tilbudsprocessen ved blandt andet udbud af kontrakt om service og vedligehold af tekniske basisinstallationer fra Københavns Kommune og et større sikringsudbud. Ifølge Søren Jønsson, der er Kunde- & markedschef hos Lindpro, har FORTEM været med til at løfte virksomhedens tilgang til udbud på flere områder.

”At få hjælp fra FORTEM har løftet kvaliteten i vores tilbud – ikke kun de pågældende tilbud, som FORTEM har hjulpet med, men også de fremtidige, som vi selv har udarbejdet. Vi er i dag i stand til at opkvalificere vores tilbud gevaldigt ud fra tidligere tilbud”, fortæller Søren og fortsætter.

”Vi arbejder mere specifikt med tilbud i dag end tidligere. Jeg har fået øjnene op for, hvordan processen bliver bedre. Vi er også blevet mere skarpe på, hvilke udbud vi ønsker at byde på”.

Lindpro vandt ikke udbuddet hos Københavns Kommune til trods for en høj score på kvalitet, men blev nr. to, da deres pris var højere end nogle af de øvrige tilbudsgiveres. Søren er selvfølgelig ærgerlig over at slutte som nr. to, men han mener alligevel, at tilbudsprocessen har været en god investering for Lindpro.

”Delelementer i København Kommunes tilbud er blevet brugt i mange andre tilbud efterfølgende, så investeringen ved at lave tilbuddet til Københavns Kommune har også været en investering i nogle dokumenter, som er brugt til at klippe og kopiere fra, så det lever sit liv i andre tilbud også”, fortæller Søren.

Ved at genanvende brudstykker og ved i dag at have større fokus på besvarelsen i forhold til tildelingskriterier og prismodeller, er det lykkes Lindpro at vinde udbud, hvor de ikke var billigst, men havde den bedste kvalitet.

I dag er Lindpro bevidst om, hvor afgørende prisen kan være, og hvordan prismodeller anskueliggøres, og de har forståelse for vigtigheden af detaljegraden, hvorfor Lindpro også har opgraderet deres øvrige referencer til brug i prækvalifikationen.

”Vi har fået flere referencer, som FORTEM har hjulpet med at lave, som vi kan bruge og ændre på, så det fremstår, hvorfor referencen specifikt er relevant. Så fra at være bevidste om, at vi skulle gøre noget mere rent udbudsteknisk, så har vi fået spidset blyanten gevaldigt. Vi har også efterset andre referencer og skrevet dem op, så de kvalitetsmæssigt kan anvendes til prækvalifikationsansøgninger”.

Lindpro har løftet resultaterne af deres prækvalifikationer for 2018, og Søren mener, at det blandt andet skyldes, at Lindpro har højnet detaljeringsgraden i referencerne efter FORTEMs struktur og metode.

Helt generelt fremhæver Søren processen og FORTEMs tilgang til udbud som de elementer, hvor FORTEM har tilføjet mest værdi for Lindpro.

”Det giver god værdi, at FORTEM kan anskue udbuddene og være meget nøjagtig på, hvad det er der står i udbuddene, og hvad ordregiver ønsker svar på. Det er FORTEM gode til”.

Hos Lindpro er de blevet mere opmærksomme på, hvor værdifuldt det er at dykke ned i detaljegraden af udbudsmaterialet.

”Inden vi fik hjælp af FORTEM var vi allerede begyndt at se på, hvordan vi bliver bedre til at skrive tilbuddene, men vi kiggede mere indefra. Vi kiggede selvfølgelig også i udbudsmaterialerne, men vi var ikke lige så grundige med at kigge fuldstændig specifik ned i detaljegraden”, fortæller Søren.

Søren nævner samtidig, at FORTEM er gode til at udfordre Lindpro i forhold til vægtningen af udbudselementerne, således at der scores så høje karakterer som muligt, hvilket ifølge Søren gjorde, at Lindpro fik skrevet et tykkere og mere detaljeret tilbud, men også et tilbud, der svarede ind til alle kravene.

”Jeg synes, at der har været et godt samarbejde med at få fordelt opgaverne og få sat en proces op omkring, hvad der skal bruges, hvad FORTEM tager sig af, og hvad Lindpro leverer. Derudover er der en god fleksibilitet i at få tingene til at bevæge sig frem og tilbage – det er en god arbejdsproces”, fortæller Søren og fortsætter.

”FORTEM er ydermere gode til at holde moment på, hvad der skal leveres, hvornår det skal leveres, og hvad der mangler. FORTEM holder snuden i sporet i forhold til udbuddet”.

Søren peger på sin egen virksomhed, når samtalen falder på, hvad der kunne gøres bedre i processen.

”Vi skal være bedre til at sætte ressourcer af, der kan føde ind til tilbuddet. En ting er, at man gerne vil have andre til at skrive tilbuddet, men man er nødt til at have tid til at klæde en ekstern på”.

At virksomheder ikke har ressourcer og tid til tilbuddet er noget, som FORTEM oplever jævnligt. I en travl virksomhed er medarbejdere optaget af andre arbejdsopgaver, og tidsfristen for at levere et tilbud er ofte kort, så det er tit der, hvor man springer let over, og så bliver tilbuddet derefter.

Søren er ikke i tvivl om, hvordan sikringstilbuddet havde set ud, og hvilken konsekvens det havde haft, hvis FORTEM ikke havde hjulpet, da der på det tidspunkt ikke var ressourcer i Lindpro til at gå i detaljen med tilbuddet.

”Hvis FORTEM ikke havde hjulpet med tilbudsskrivningen, så var der ikke beskrevet så meget omkring, hvordan vi vil organisere os osv., så havde det været mere på teknikken med en beskrivelse af, hvad det tekniske kan”, fortæller Søren.

Ifølge Søren har ekstern ekspertise også den fordel, at der kommer flere informationer frem og mere indhold til løsningen, hvilket gør løsningen bedre, når der kommer personer udefra og spørger nysgerrigt ind til processerne.

Til trods for, at Lindpro i dag har en bedre tilgang til udbud og har fået nogle arbejdsredskaber og materialer til at lave bedre tilbud, så finder Søren stadig behov for at få FORTEM med i andre tilbudsprocesser.

”Der er stadig plads til FORTEM. Vi kan godt være specialister til vores område, men en gang i mellem, så er det meget sundt at få nogle andres øjne på”.

”For os har det givet værdi, og det har løftet kvaliteten i vores tilbud og den måde, som vi ser på de offentlige udbud i dag. Så ud fra det perspektiv vil jeg anbefale FORTEM til andre, der skal byde på offentlige udbud – jeg synes, at FORTEM laver et godt hæderligt stykke arbejde”, afslutter han.

Udvalgte cases