CASE
KONE

FORTEM har bistået KONE med to udbud af elevatorvedligehold. Det ene udbud var fra Slots- og Kulturstyrelsen, hvor FORTEM bistod med at sikre prækvalifikation af KONE. Det andet udbud var fra Bygningsstyrelsen, hvor FORTEM bistod under hele tilbudsprocessen.

KONE er en global virksomhed inden for elevatorer, rulletrapper, døre- og porte løsninger med 52.000 ansatte på verdensbasis og 225 i Danmark. Virksomheden er over 100 år gammel, hvilket vidner om virksomhedens erfaringer på markedet.

KONE er en virksomhed med mange års erfaring med udbud. Traditionelt har udbud af elevatorvedligehold været udbudt til laveste pris, mens der i dag i højere grad også evalueres kvalitet i form af sikkerheden, løsningen, implementeringen, driften og kvalitetssikringen. Derfor tog KONE kontakt til FORTEM. Dette er en god udvikling for en virksomhed som KONE, der netop fokuserer på at skabe kvalitet for kunderne.

Når det eneste beslutningskriterie er pris, er der risiko for et forkert kontraktgrundlag, hvor sikkerhed, innovation og kvalitet ikke er i højsædet,” forklarer Thomas Ohm, der er Adm. Direktør hos KONE. KONE har længe arbejdet for at præge udbudsmaterialerne, for at få ordregiver til at rykke sig i forhold til at ændre beslutningskriterierne, så der ikke udelukkende fokuseres på pris.

I udbuddet fra Bygningsstyrelsen har KONE haft succes med at præge udbuddet, som her er en vigtig del af processen.

”I vores branche er det vigtigste for kunden naturligvis at sikre, at personsikkerheden og driftssikkerheden er så høj som muligt, og at driftsomkostningerne er så lave som muligt. De gamle udbudsformer, som vi stadig ser den dag i dag, kører udelukkende på pris, hvilket ikke fortæller noget om driftssikkerheden,” fortæller Thomas Ohm.

KONE har gennem årene opbygget høj kvalitetssikring, og de ønsker ikke at gå på kompromis med deres standarder, da de gennem deres løsninger giver løbende kvalitetstjek af elevatorerne, som samtidig sikrer kunden færre nedbrud. Hvilket ifølge KONE bør være et vigtigt kriterie for kunden.

FORTEM var allerede i dialog med KONE inden udbuddet, hvor der mellem tilbudsgiver og ordregiver kørte en dialog omkring udbudsmaterialet. FORTEM bistod med formuleringer af spørgsmål og svar i den proces.

”FORTEMs bistand i forhold til dialogfasen inden udbuddet har haft en stor effekt for KONE, da deres input var med til at give ordregiver en forståelse for effekten af vægtning af kvalitetskriterierne i udbuddet. Dette medvirkede til, at udbuddet fik en ligelig vægtning af pris og kvalitet i udbuddet,” siger Thomas Ohm.

Når KONE trods store erfaringer med udbud vælger at søge rådgivning hos FORTEM, så skyldes det flere årsager. For det første havde Thomas et ønske om at gøre tingene anderledes, end de havde gjort tidligere. De havde brug for nye øjne på udbudsmaterialet for at se, om der var noget, de kunne gøre bedre.

”Det kan være, at der er nogle ting, som vi ikke selv ser internt. Så for at få en anden synsvinkel på udbuddet og for at få hjælp fra nogen, der har erfaring på en anden måde, end vi selv har, så valgte vi at kontakte FORTEM.”

Thomas var nysgerrig på, hvordan FORTEM kunne styrke deres interne processer og styrke kvaliteten af tilbuddet, men han var bekymret for, hvordan andre i huset ville se på hans opfordring til at få hjælp udefra.

”Jeg havde en bekymring for, hvordan medarbejderne ville se på ekstern bistand i den kritiske proces som tilbudsarbejde er.”

“Samarbejdet mellem min organisation og FORTEM har imidlertid været særdeles positiv, og vi har fået en værdifuld bistand i hele forløbet, som medarbejderne også har lært af. Livet er en læringsproces, og man skal være nysgerrig til det sidste.”

”Jeg har efter samarbejdet med FORTEM fået positive kommentarer, og FORTEM har vist, at de kan styrke vores tilgang til offentlige udbud”, fortsætter Thomas Ohm.

Samarbejdet mellem FORTEM og KONE var godt ifølge begge parter. Der var en god dialog, og aftalte deadlines blev overhold. Ifølge Thomas er betingelsen for et godt samarbejde, at dialogen fungerer, og under dialog vægter han, måden man kommunikerer på; at det er tydeligt, at man er på samme side i bogen, at man forstår hinanden og tolker hinanden korrekt, at man bliver enige om fordelingen af arbejdsopgaverne. Rettidig kommunikation er for Thomas også en vigtig ting – at man overholder deadlines, hvilket FORTEM ifølge Thomas levede op til.

FORTEM har hjulpet KONE med kvalitetssikring af deres beskrivelser i forhold til, om der er skrevet ind til det, der bliver spurgt til i udbudsmaterialerne.

Derudover har FORTEM hjulpet med at omsætte alle kvalitative beskrivelser fra KONE til et sprog, som alle forstår, og så det kan bruges i den kontekst, som ordregiver spørger ind til.

”FORTEM har været med til at løfte og præge kvaliteten af det materiale, som vi har afleveret, således at vi scorede maksimalt i vores kvalitative beskrivelser for udbuddet fra Bygningsstyrelsen.”

”Jeg har fundet det nyttigt at have FORTEM på holdet, og jeg kan ikke pege på kun én grund til at bruge FORTEM, men der er mange årsager til, at det er nyttigt,” fortsætter Thomas Ohm.

Det materiale, som KONE fik lavet i samarbejde med FORTEM, genanvender de i dag i andre sammenhænge, men Thomas er helt klar, når han siger: ”vi har stor glæde af at trække FORTEM ind på andre opgaver, fordi det kvalitetstjek, som FORTEM tilbyder, er så gavnligt”.

”Jeg vil anbefale, at trække på FORTEMs ekspertise på området, når man afgiver tilbud på offentlige udbud. Uanset hvor dygtig, man tror, at man selv er, så bør man prøve det af. Det er ikke kun små eller mellemstore virksomheder, der har brug for hjælp, men jeg mener, at det er for alle,” afslutter Thomas Ohm, Adm. Direktør hos KONE.

KONE vandt udbuddet fra Bygningsstyrelsen, hvor kvalitet og pris vægtede lige højt. Til trods for at KONE var dyrere på pris end dem, der bød med laveste pris på udbuddet fra Bygningsstyrelsen, så vandt de udbuddet, fordi deres kvalitative beskrivelser scorede maksimalt i evalueringen.

Udvalgte cases