CASE
COMSA

COMSA valgte i begyndelsen af 2016 at benytte FORTEM som rådgiver i tilbudsfasen til udbud af Odense Letbane. COMSA er en international entreprenørvirksomhed, som arbejder i hele verden.

COMSA har specialiseret sig i infrastrukturprojekter som udarbejdelse af broer, tunneler, metro, jernbaner mv., derudover har de speciale i forsyningssektoren og solenergi. Da COMSA indgik dialog med FORTEM i begyndelsen af 2016, havde de selv prækvalificeret sig til et udbud for Odense Letbane, men havde brug for hjælp i tilbudsprocessen, da deres erfaringer med udbud i Danmark var begrænset.

COMSA valgte FORTEM som rådgiver på baggrund af FORTEMs dybe kendskab til danske udbud inden for infrastruktur og den offentlige transportsektor. Til trods for at COMSA har stor erfaring med at byde på offentlige udbud samt stor indsigt i den offentlige sektor internationalt, som er et af deres største markeder, så havde de endnu ikke vundet opgaver i Danmark eller i Norden generelt. COMSA havde derfor ikke det indgående kendskab til dansk offentlig transport og de kulturelle normer, som var nødvendige for at kunne levere et gennemarbejdet tilbud, der sikrede en forståelse for behovene i Danmark.

Deres erfaringer og indsigt er gældende på et internationalt plan, men deres begrænsede erfaring med Norden og i dette tilfælde Danmark gjorde, at de havde brug for assistance, på trods af deres mange års erfaringer med offentlige udbud.

Det var derfor afgørende for COMSA at få ekstern ekspertise fra konsulenter, der havde forståelse for det danske marked, og som hjalp med at lave en struktur for tilbuddet, der matchede kravene fra udbudsmaterialet. Der lå samtidig nogle indforståede krav inden for offentlig transport i Danmark samt danske normer, værdier og retningslinjer, som en virksomhed i Spanien ikke har kendskab til, når de ikke har arbejdet i Danmark tidligere. COMSA blev anbefalet fra andre at tage kontakt til FORTEM, da FORTEM før har haft succes med at hjælpe store internationale entreprenørvirksomheder i forbindelse med Femern-projektet.

”COMSA er for os et godt eksempel på, at internationale virksomheder med stort kendskab til den offentlige sektor og mange års erfaringer med offentlige udbud også har gavn af ekstern assistance. Det er for os et vigtigt budskab at sende”, fortæller Jimmy Holst Rydahl Direktør i FORTEM.

Indledningsvist afholdt FORTEM og COMSA et opstartsmøde, hvor de aftalte strukturen og gennemgik den udarbejdede Content Manager for tilbuddet. Ved gennemgang af Content Manageren gennemgås alt det materiale, som tilbuddet skal indeholde for at score højt i evalueringen, hvilket er et af de arbejdsredskaber, som FORTEM altid arbejder ud fra.
FORTEM Content Manager er således udviklet til at skabe overblik over omfattende udbudsmateriale og strukturere tilbudsarbejdet, så arbejdet ledes og målrettes gennem hele tilbudsfasen.

Ifølge Jimmy Holst Rydahl var opstartsmødet en god dialog, hvor COMSA også kom med mange input til, hvad der er godt ved deres løsning. ”Det første møde var med til at bevirke, at vi fik en fælles tilgang til, hvordan vi arbejdede”

FORTEM sikrede, at tilbudsmaterialet overholdte de gældende mindstekrav og krav for Odense Letbane, hvilket en udarbejdelse af en Content Manager gav et overblik over. Samtidig sikrede FORTEM, at tilbuddet viste, at COMSA havde forståelse for behovene – både dem, der konkret stod skrevet i materialerne, og de indforståede inden for dansk offentlig transport. Derudover var det vigtigt i tilbuddet at vise, at de havde forståelse for den danske infrastruktur og forvaltningen af infrastruktur i Danmark samt godkendelsessystemer.

”En stor udfordring i sådan et projekt er, at der er mange forskellige godkendelser, der skal indsamles. Der skal blandt andet sikres godkendelse af skinnenettet, ledninger, materiel og infrastruktur, hvilket er en lang og omfattende proces. Selvom projektselskabet har et ansvar i at få godkendelser, så har man som entreprenør det store ansvar for at få det godkendt. Derudover skal der sikres byggetilladelse fra kommunen og Trafikstyrelsen, godkendelser fra Slots- og Kulturstyrelsen, som blandt andet administrerer et kloster på et fredet areal i Odense, der ligger ud til den kommende letbane.”

“Der er mange processer, som en virksomhed fra Spanien kan have svært ved at administrere, selvom de har store erfaringer med at byde på offentlige udbud på internationalt niveau” fortæller Jimmy Holst Rydahl.

Ved første indledende møde blev der ydermere fastlagt en tidsplan for, hvornår de forskellige afsnit skulle være færdige. FORTEM arbejder ud fra den model, at de første 25% af det samlede tidsforbrug inden aflevering bruges på at planlægge en strategi samt design og struktur af tilbuddet. 50% bruges på tilbudsskrivning med løbende review i teamet samt 10 minutters problemløsnings-pits undervejs. Problemløsnings-pits sikrer, at der straks tages hånd om uklarheder og mødetid i processen minimeres. Det er vigtigt, da det er nødvendigt at tage en beslutning hurtigt, så tilbudsprocessen kan fortsætte. De resterende 25% sættes af til review, hvor det færdige materiale tilpasses og færdiggøres.

”Mange arbejder på tilbudsmaterialerne helt op til frist for aflevering. Med FORTEMs tilgang sikrede vi, at COMSA var færdige med materialet tidligt og benyttede den sidste tid på review og kvalitetssikring, der gav en markant forbedring af evalueringsscoren.”

”Det indgik i vores review at få struktur på beskrivelserne, der passede til udbudsmaterialet, så overskrifterne ikke skred i forhold til, hvad der blev spurgt ind til i udbudsmaterialerne. Samtidig lægger vi altid et stort arbejde i at udfordre vores kunder i deres løsninger, så vi sikrer, at de bedste beskrivelser bliver præsenteret i tilbuddet. COMSA satte stor pris på, at vi holdte fokus og hele tiden lavede opfølgninger”, fortsætter Jimmy Holst Rydahl.

Letbaner er et nyt fænomen i Danmark, derfor var det også vigtigt at afspejle COMSAs erfaringer fra udlandet og på den måde hjælpe de danske myndigheder med at blive bedre via tidligere erfaringer. FORTEM har hjulpet COMSA med at vise, at de er en samarbejdende organisation ved at evaluere den organisation, som de havde tænkt sig at byde med. FORTEM korrigerede i organisationen, da nogle af de personer, som de havde valgt, ikke havde erfaringer med letbaner og nordiske regler og forhold. Så selvom der var tale om stærke profiler med mange års erfaring, så blev der i stedet fokuseret på at få en organisation sammensat med erfaringer fra letbaner. Da COMSA ikke havde danske profiler i deres organisation, hjalp FORTEM dem med at finde samarbejdspartner i Danmark, som kunne indgå i organisationen, så de fik danske kompetencer ind i organisationen, der kunne stå på nogle centrale positioner.

Ifølge Jimmy er det FORTEMs vigtigste opgave at hjælpe med, at der bliver skrevet ind til evalueringskriterierne fra udbudsmaterialet, da det er afgørende for at få en høj score.

”Det var vigtigt for os at præsentere en stærk gennemarbejdet og detaljebeskrevet organisation fra COMSA, da det var noget, som de blev evalueret på, og de scorede også topkarakter på organisationsbeskrivelsen”

COMSA stod selv for fastsættelse af pris og beskrivelse af prisbestemmelser samt løsningsbeskrivelse, mens FORTEM bistod med de kvalitative beskrivelser, der i dette projekt dækker beskrivelse af organisation, CV’er, beskrivelse og tilgang til kvalitetsledelsessystemer, myndighedsgodkendelser, miljøbeskrivelser og arbejdsmiljø. Da FORTEM lavede de kvalitative beskrivelser fik COMSA samtidig afspejlet det danske kendskab, som var vigtigt. Ved beskrivelse af miljø og arbejdsmiljø er det især vigtigt ikke kun af afspejle de krav, der er fra Odense Letbane, men også afspejle danske forhold. Miljø og arbejdsmiljø er meget individuelt fra land til land, og der er særlige regler for det i Danmark, som COMSA ikke ville have en chance for at kende til, hvis de ikke havde indgået samarbejde med eksterne rådgivere fra Danmark, der kender forholdene og kravene i Danmark.

I tæt samarbejde med COMSA lavede FORTEM ydermere KPI’er (key performance indicators) samt risikoanalyse. FORTEM introducerede COMSA for den danske måde at arbejde med KPI’er, hvor arbejdet inddeles ud fra logiske overskrifter, da det er forskellige grupper, man arbejder under, når man arbejder med risici. Der kan være tekniske risici, hvor man er over i ingeniørdelen, men der kan også være organisatoriske risici, hvor man kan risikere at få en medarbejder, der ikke ved, hvad han arbejder med, som der kan være en risiko forbundet med. Den medarbejderstab, man regnede med var tilgængelig, da man indgik aftalen, kan blive hyret af nogle andre. Hvilket kræver en plan for korrigerende tiltag. FORTEM inddelte derfor i tekniske og organisatoriske, finansielle og økonomiske risici for konkret at kunne udpege KPI’erne.

FORTEM lavede samtidig kvalitetssikring på alle delene efter Powerful Proposals-metoden.

”FORTEM benytter den anerkendte tilgang til review og kvalitetssikring, Powerful Proposals. Powerful Proposals er en metode, der giver en ensartet og effektiv tilgang til review, hvor fokus er på at optimere tilbuddet, så det scorer højt i evalueringen”

Det var vigtigt for COMSA at få nogle evaluatorøjne på arbejdet, inden de afleverede, samtidig med at få input til, hvordan de ændrede beskrivelserne, så de blev skrevet mere ind til evalueringskriterierne.

I praksis deltog FORTEM som en del af tilbudsteamet for COMSA, hvilket også betød, at arbejdet ofte foregik i Spanien for at samarbejdet kunne forløbe lettere, men også for at efterkomme COMSAs ønske om et tæt samarbejde og løbende dialog.

COMSA endte med et tilbud, der til fulde levede op til kravene til Odense Letbane, og de scorede topkarakterer på alle de kvalitative parametre.

COMSA vandt opgaven som foretrukken leverandør på etableringen af Odense Letbane. I dag er COMSA i gang med at bygge letbanen i samarbejde med Munck Gruppen.

FORTEM er stolte af at have bidraget til at Odense får en letbane af international klasse. COMSA har nogle af markedets mest erfarne medarbejdere inden for letbaner, og det er en organisation med mange letbaneprojekter bag sig. For FORTEM har det derfor været en sand fornøjelse at hjælpe COMSA med at vise dette for Odense Letbaneselskab gennem hele udbudsprocessen.

Udvalgte cases