CASE
CGI

FORTEM har samarbejdet med CGI om en række prækvalifikationer og tilbud til offentlige kunder, og i dag bruges FORTEMs struktur i de fleste tilbud, som CGI udarbejder, når de byder på offentlige udbud.
”Vi er klart blevet mere effektive til at skrive tilbud i CGI,” fortæller bidmanager Marianne fra CGI Danmark, som er en del af verdens femtestørste it-service virksomhed med 74.000 medarbejdere på verdensplan og flere end 500 i Danmark.

Hans Lynnerup, der er Afdelingsdirektør for CGI Danmarks aktiviteter i den offentlige sektor, som udgør det største kundesegment for virksomheden, fortæller, at en af fordelene i samarbejdet er, at FORTEM som ekstern part ser teksterne til et tilbud med kundens øjne:

”FORTEM har været en god katalysator til at få struktur på den måde, vi tolker kundens krav på. Vi får hjælp til at skabe en struktur, som leder kunden gennem en kravbesvarelse og viser, at den beskrevne løsning er målrettet kravene og kundens situation,” siger Hans Lynnerup.

Samarbejdet mellem FORTEM og CGI blev indledt efter CGI havde afleveret et stort tilbud. Tilbagemeldingen fra kunden var, at løsningen var god, men besvarelsen satte ikke ord på, hvad CGI rent faktisk kunne. Resultat af dette blev, at kunden ikke kunne tildele CGIs tilbud en score, der svarede til CGIs egne forventninger.

Derfor har CGIs og FORTEMs samarbejde blandt andet fokuseret på at optimere løsningsbeskrivelser, så også ikke-teknisk kyndige personer kan forstå løsningen og kan se, at CGI står for høj kvalitet i alle aspekter af ydelserne.

“Det er ofte vores teknikere, som er med til at beskrive CGIs løsninger. De er ingeniører, dataloger osv. og er selvfølgelig utroligt dygtige til deres fag. Men nogle gange kan kommunikationen blive lidt for teoretisk og teknisk, så beskrivelsen mest henvender sig til andre teknikere,” forklarer Marianne Sommer og fortsætter:

“Tidligere var vores løsningsbeskrivelser meget teknisk tunge. Når jeg var nået til side 20, kunne jeg ikke længere huske, hvad der stod på side ét. Jeg kan huske, at jeg efter det første samarbejde med FORTEM sad en lørdag formiddag og læste en løsningsbeskrivelse. Det var blevet “spiselig”, og jeg havde faktisk lyst til at læse den”.

Hans Lynnerup supplerer:
”Vores skrevne ord er ikke blevet mere rigtige, men de er blevet mere strukturerede, mere tilgængelige og mindre tekniske. Kort sagt er vores beskrivelser rent kommunikativt blevet bedre. Dermed øger vi sandsynligheden for, at modtageren faktisk læser det reelle budskab og ikke skal søge for at finde meningen,” siger han.

Hans Lynnerup understreger i øvrigt, at det er et bevidst valg, at CGI benytter teknikere til tilbudsskrivningen:“Vi vil gerne formidle vores tilbud via de personer, der selv leverer løsningen. Det giver den bedste og mest solide løsning for kunden – med meget høj sikkerhed for, at den kan leveres inden for den lovede tidsplan og pris,” fortæller han.

Forud for samarbejdet med FORTEM havde CGI en række overvejelser om, hvordan hjælp udefra ville blive modtaget af de CGI-medarbejdere, som er involveret i tilbuddene.

“Vi var bekymrede for, hvad de ville sige til, at der kom folk udefra. Alle har jo en faglig stolthed, men bekymringen blev italesat. Og efterfølgende kom nogle af de kolleger, hvis reaktion vi var mest bekymrede for, tilbage og fortalte, at det var godt at få ekstern feedback, og at processen med FORTEM havde været rigtig god,” siger Marianne Sommer.

Samarbejdet med FORTEM har ført til, at CGI har udarbejdet sin egen skrivevejledning til store tilbud, baseret på erfaringerne fra samarbejdet.
”Vi kalder den FORTEM-strukturen. Vi har selv sat vores egne vinkler på og ændret lidt på overskrifterne, men grundlæggende er det en struktur, vi har lært af FORTEM. Så det er naturligt at opkalde den efter FORTEM,” siger Hans Lynnerup.

Han indrømmer, at han selv var skeptisk over for ideen om at få hjælp udefra, da hjælpen faldt midt i et igangværende tilbudsarbejde, hvor FORTEM kom med en ny struktur for kravbesvarelserne:

“Jeg var modstander i begyndelsen, men jeg er også strukturalist. Jeg synes, det var fedt at få en struktur, som vi alle skulle indordne os under, så det blev et ensartet tilbud. Også selv om det var hektisk at få strukturen så sent i processen,” fortæller Hans Lynnerup.

Både Marianne Sommer og Hans Lynnerup er tilfreds med samarbejdet med FORTEM og fremhæver god kommunikation og gensidig respekt som nogle af kendetegnene for samarbejdet.
“I de store, offentlige udbud sidder vi nogle gange med 20-30 dokumenter, hvoraf nogle er op til 50 sider lange. I den sidste uge op til aflevering af tilbud kan det være svært at kvalificere den del af tilbuddet, og her er FORTEMs hjælp med review guld værd,” siger Marianne Sommer.

Hans Lynnerup ser også mulighed for, at FORTEM i fremtiden kan bistå CGI med andre aspekter af tilbudsgivning end struktur og review:

”Jeg havde fat i FORTEM for nylig om et tilbud, hvor jeg søgte input til at udarbejde strategien over for en stor kunde. FORTEM kunne også hjælpe i den sammenhæng, fordi de nu kender vores tilgange og processer. De har nogle virkelig dygtige folk, som har indgående kendskab til den offentlige udbudsforretning. Jeg tror at mange virksomheder kunne lære noget af dem,” afslutter Hans Lynnerup.

Udvalgte cases