CASE
Carestream

FORTEM har fra december 2017 til juni 2018 hjulpet Carestream med prækvalifikation og tilbud på levering af RIS/PACS-løsning til Region Syddanmark (kaldet RIPA-Syd).

Sidst Carestream bød på et udbud var for fem år siden, og ud fra tidligere erfaringer mente Christian Vigh, der er Country sales manager for Carestream Danmark, at det var en nødvendighed med en bid manager, for at få hjælp med den komplekse udbudsproces.

”Vi har tidligere lavet tilbud selv, men da udbudsprocessen er blevet mere kompleks med bl.a ESPD og ’udbud efter forhandling’ har vi haft behov for sparing og indsigt”, fortæller Christian og fortsætter.

”Et udbud i denne størrelse kræver absolut en bid manager og et decideret tiger team”.

Carestream fik FORTEM anbefalet og tog kontakt for at få et indledende møde, hvortil Christian havde helt klare forventninger til, hvordan FORTEM kunne hjælpe.

”Jeg havde en forventning om, at der var nogen, der var gode til at læse korrektur, og at nogen kunne fortælle os, hvordan vi skulle svare og hjælpe os med at strukturere arbejdet – egentlig at lave en tidsplan for vores eget arbejde med milepæle, og de forventninger blev indfriet. Jeg håbede også, at FORTEM ville hjælpe os med at være styrende i forhold til dokumenterne og versionshåndtere dem – og det synes jeg blev gjort godt. FORTEM var en stor hjælp for os og havde erfaring i at håndtere de mange dokumenter og tog ejerskab over dokumenterne og sendte dem til os i den rigtige version, da de var klar til print”.

Det første møde var ifølge Christian positivt, og det var godt at høre nogle af historierne om, hvordan FORTEM havde hjulpet andre leverandører og med positivt udfald. Som Christian rigtig nok fortæller, så er FORTEM et forholdsvis ungt firma, hvilket han kun oplevede fordele ved.

”FORTEM er et relativt ungt firma, og jeg kunne godt mærke, at I havde et ekstra drive, hvor alt skal lykkes, og det kunne jeg mærke gennem projektet også. I gik en ekstra mil – også helt til sidst i projektet, hvor I arbejder over weekenden og mødes med os mandag morgen kl. 6, inden der skal printes kl. 9 og er koncentreret på de sidste detaljer – der blev gjort det nødvendige,” fortæller Christian og uddyber.

”FORTEM tog flere opgaver, end vi troede kunne lade sig gøre, såsom at lave oversættelser – egentlig var det ikke jeres arbejde, men I sad og oversatte for os, gennemgik dokumenterne med os og finpudsede oversættelserne. Det viser bare, at I havde en større kompetence, end vi havde set til at starte med”.

Der er enighed mellem FORTEM og Carestream om, at samarbejdet fungerede godt hele vejen rundt, og ifølge Christian var FORTEM ikke kun ekstern bistand i denne tilbudsproces, men har været en investering i læren om udbud og tilbudsskrivning.

”FORTEM gav os en form for træning eller uddannelse i at skrive tilbud til større udbud – det var ikke kun rettelser af tekster, men I forsøgte at få os til at forstå, hvordan man læser spørgsmålene og svarer ind på spørgsmålene – hvilket lykkedes rigtig godt. Som jeg har sagt til mit bagland, så har det været en investrering, men det har ikke kun været for Region Syddanmark udbud, det har også været en læring for alle, der har været involveret,” fortæller Christian.

Dialogen mellem FORTEM og Carestream har ikke været nøje struktureret, men der er taget kontakt, når det har været nødvendigt – ifølge Christian har det været et passende niveau.

”Vi har før været ude for at skulle aflægge rapport hele tiden – her var det meget on going, hvor vi fandt det nødvendigt, hvilket fungerede godt. Der var nogen i mit bagland, der tænkte hvad nu, har I styr på det, fordi der ikke var så meget kontakt, som vi er vant til, men jeg var tryg ved den dialog, der var”.

Christian var tryg ved den mere begrænsede dialog og ved de milepæle, som var sat for at drive tilbuddet frem. Carestream blev færdige til tiden, og de blev færdige med at skrive en uge før.

Ifølge Christian var det især givende, at FORTEM har en stor rutine i at svare på offentlige udbud.

”Når der går år imellem, at vi byder på offentlige udbud, så bliver man rusten. Det der var specielt vigtigt for os var, at FORTEM havde styr på ESPD-processen. Kravene var høje, og kun to virksomheder ud af seks gik igennem nåleøjet. Vi kom med, fordi FORTEM vidste, at minimumskriterierne skulle tages alvorligt”.

FORTEM arbejder ofte ud fra en gennemgående struktur, som Christian mener er med til at løfte pointene.

”I tidligere projekter der har vi bare skrevet et stort afsnit, hvor vi i det store afsnit opfylder kravene, men det er svært for ordregiver at læse, om vi har svaret på kravene. FORTEM har en måde at strukturere afsnittene på, så ordregiver har nemmere ved at give point”.

Carestream vandt RIPA-Syd, men allerede inden Carestream havde fået resultatet at vide, havde Christian en god fornemmelse af deres endelige tilbud: ”Jeg synes, at vi har gjort det så godt, som vi overhovedet kunne – vi havde ikke kunne lave noget, der var bedre. Kvaliteten blev skrevet op i anden udgave, og vi havde allerede i første udgave en god kvalitet. Men det var godt, at FORTEM kunne hjælpe os med, hvor vi var svagest, så vi strategisk kunne gå i gang med de rettelser med det samme efter første aflevering”.

Christian ville ikke ændre i processen med FORTEM – det var første gang, at de brugte en bid manager i Carestream Danmark. Men næste gang, de skal byde, så har de ifølge Christian en helt anden tilgang, men det betyder ikke, at de vil undvære en bid manager:

”Der ingen tvivl om, at selvom vi har lært en masse, så kan vi ikke stå alene uden en bid manager, det tror jeg ikke på. Det kan være, at der er nogle elementer, der bliver lidt nemmere, og som vi kan gøre selv, men på andre punkter er der bare behov for de kompetencer, som FORTEM har, da I holder styr på det hele og har styr på at læse spørgsmål kontra svar”, slår Christian fast.

Hvis Christian skulle give andre virksomheder, der skal byde på offentlige udbud, et godt råd, så ved han uden at tøve, hvad det skal være: ”Jeg vil anbefale dem at bruge en bid manager, og jeg vil også anbefale dem at bruge FORTEM. Jeg synes, at det har været et rigtig godt forløb og jeg synes også, at FORTEMs medarbejdere og team har en positiv tilgang og gode personligheder, der passer godt ind i vores team. Vi har følt, at vi er på bølgelængde,” afslutter Christian.

Udvalgte cases